W przypadku gdy pracownik wykorzystuje na potrzeby firmowe samochód osobowy niebędący własnością pracodawcy, może otrzymać od pracodawcy zwrot kosztów używania takiego auta. Zwrot ten może być dokonany w formie miesięcznego ryczałtu lub tzw. kilometrówki. W ubezpieczeniach społecznych obowiązuje zasada, że niezależnie od formy taki zwrot może być wyłączony z podstawy wymiaru składek ZUS. Zwolnienie składkowe funkcjonuje jednak tylko w określonych granicach.

Zwolnienie ze składek w jazdach lokalnych

Jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi koszty używania w celach służbowych w jazdach lokalnych samochodu niebędącego własnością pracodawcy, generuje to po stronie zatrudnionego przychód ze stosunku pracy. Jest to jednak przychód, który po spełnieniu określonych warunków może korzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru składek. Zgodnie bowiem z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego rozporządzeniem składkowym, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią zwrócone pracownikowi koszty używania przez niego w jazdach lokalnych w celach służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Zwolnienie składkowe funkcjonuje jednak tylko do wysokości:

• miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo
   
• nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (patrz tabela 1 i 2).

Chodzi tu o przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych (...).

Forma zwrotu

W kwestii omawianego zwolnienia należy zaznaczyć, że przysługuje ono tylko do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości tzw. kilometrówki. Rozporządzenie składkowe nie przewiduje jednoczesnego wyłączenia z podstawy wymiaru składek obu wypłaconych świadczeń. Natomiast ewentualną nadwyżkę ponad obowiązujące w tym zakresie limity należy oskładkować.

Koszty używania w celach służbowych do jazd lokalnych prywatnego samochodu osobowego, zwracane w formie ryczałtu, oblicza się jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne (według stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury), po złożeniu przez pracownika stosownego oświadczenia. Tak ustalona kwota ryczałtu samochodowego podlega zwolnieniu ze składek ZUS.

Natomiast w sytuacji, gdy u pracodawcy obowiązuje system zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów używania dla celów służbowych prywatnych samochodów polegający na uzależnieniu wysokości zwrotu od ilości faktycznie przejechanych kilometrów, to warunkiem jego stosowania jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. System ten, w odróżnieniu od tego przybierającego postać zwrotu zryczałtowanych kosztów, nie przewiduje możliwości ustanowienia limitu kilometrów, po przekroczeniu których nastąpi zaniechanie zwrotu poniesionych kosztów.

Kalkulator kosztów używania samochodu do celów służbowych do wysokości kilometrówki dostępny jest w serwisie kalkulatory.gofin.pl.

Nieobecność pracownika a ryczałt

Jeżeli koszty używania w celach służbowych do jazd lokalnych prywatnego samochodu osobowego pracodawca zwraca pracownikowi w formie ryczałtu, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o używaniu takiego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno m.in. określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu:

• choroby,
   
• urlopu,
   
• podróży służbowej lub
   
• innej nieobecności.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

W razie wypłaty pracownikowi ryczałtu samochodowego bez stosownego pomniejszenia, jego część należy oskładkować (przykład 1).

Ryczałt w dwóch firmach

W przypadku gdy pracownik jest zatrudniony w dwóch (lub więcej) zakładach pracy i w każdym z tych zakładów otrzymuje zwrot kosztów z tytułu używania prywatnego auta do celów służbowych w jazdach lokalnych, to dla zwolnienia z oskładkowania takiego świadczenia nie ma to żadnego znaczenia. Ważne natomiast jest, aby wysokość wypłaconego pracownikowi ryczałtu nie przekroczyła - w danym zakładzie - limitów określonych przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Gdyby natomiast którykolwiek z zakładów pracy wypłacił pracownikowi ryczałt w kwocie wyższej niż przewidziany przepisami tego rozporządzenia, nadwyżkę ponad limit zakład ten musiałby wtedy oskładkować (przykład 2).

Zwrot dla niepełnoetatowca

Dla wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS zarówno ryczałtu samochodowego, jak i kilometrówki, wynikających z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego nie ma znaczenia, czy pracownik używał w celach służbowych pojazdu własnego, czy użyczonego. Nie jest też istotny wymiar czasu pracy, w jakim jest on zatrudniony. Przy czym wartość zwrotu nie będzie stanowiła podstawy do naliczenia składek ZUS tylko, jeśli zostanie ustalona według stawek wynikających z rozporządzenia Ministra Infrastruktury.

Podróż służbowa prywatnym autem

Pracownikowi, który odbył podróż służbową, przysługuje m.in. zwrot kosztów przejazdów. Pracodawca - na wniosek pracownika - może mu wyrazić zgodę na skorzystanie np. z prywatnego samochodu. Wówczas powinien zwrócić pracownikowi poniesione koszty takiego przejazdu. Zwrócona kwota będzie wolna od składek, ale również tylko wtedy, gdy nie przekroczy określonych stawek.

Diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika nie stanowią dla niego podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (a w konsekwencji również składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz składek na FP i FGŚP). Takie zwolnienie z oskładkowania wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego. Do należności tych zalicza się m.in. koszty przejazdu np. własnym samochodem. Zwolnienie składkowe wprowadza jednak zastrzeżenie, że należności te korzystają wprawdzie ze zwolnienia z oskładkowania, ale tylko do pewnej wysokości. W kwestii ograniczenia kwotowego należy się kierować przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Niekiedy jednak wewnętrzne przepisy zakładowe zawierają uregulowania zobowiązujące pracodawcę do zwrotu pracownikowi faktycznych kosztów przejazdu samochodem prywatnym. Może się więc zdarzyć, że zwrócone pracownikowi koszty przejazdu własnym samochodem w czasie podróży służbowej będą przewyższały stawki określone w przepisach powołanego rozporządzenia dotyczącego pracowników sfery budżetowej. Wówczas nadwyżka należności wypłacona pracownikowi ponad limit wynikający z rozliczenia tzw. kilometrówki będzie dla niego przychodem ze stosunku pracy podlegającym oskładkowaniu.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949)

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów... (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.)

Nie masz uprawnień do komentowania artykułów.